E-Mailarchivierung
Im Geschäftsleben werden E-Mails immer wichtiger. Dieses gilt sowohl für die Kommunikation zwischen Kollegen als auch mit externen Personen. Daraus folgt, dass ein wesentlicher Anteil Ihres "Firmenwissens" in E-Mails enthalten ist. Dieses Wissen muss Ihrem Unternehmen erhalten bleiben und deshalb geschützt werden.
Es ist nicht hinzunehmen, dass dieses wichtige Knowhow auf lokalen Client-PCs gespeichert wird. Auch eine einfache Speicherung auf Netzwerkressourcen bietet keine absolute Sicherheit gegen Löschung, Missbrauch und Manipulation der Daten.
Aber auch die Staatsgewalt fordert von Ihnen die Aufbewahrung von E-Mails. So erwarten die Finanzbehörden bei Steuerprüfungen bisweilen steuerlich relevate E-Mails in digitaler Form. Welche E-Mails dieses Kriterium erfüllen, ist dabei nicht eindeutig definiert. Vorschriften des Handelsgesetzbuchs begründen weitere Argumente für die E-Mailarchivierung.
Es gibt aber auch andere Verwendungen für archivierte E-Mails. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen, etwa bei Regressforderungen oder Haftungsstreitigkeiten, können E-Mails als Beweise zugelassen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihre Echtheit belegt werden kann.
All diese Argumente sprechen eine deutliche Sprache:
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E-Mails sollten zwingend archiviert werden.
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Die Archivierung sollte benutzerunabhängig erfolgen.
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Die Echtheit der E-Mails muss belegbar sein (digitale Zertifizierung).
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Die E-Mails sollten verschlüsselt im Archiv gespeichert werden.
Dies sind einige Kernforderungen an ein Konzept zur Archivierung von E-Mails. Weitere Aspekte erläutern wir Ihnen gern in den ausführlichen Beratungsgesprächen mit team! datentechnik.
Gewähren Sie den E-Mails Ihres Unternehmens den selben Schutz, den Sie auch Ihren "analogen" Geschäftsdokumenten angedeihen lassen!