E-Mailarchivierung

Alle brauchen sie, viele wollen sie, wenige praktizieren sie!

So sieht die momentane Situation bei dem Thema E-Mailarchivierung aus.

Es gibt jedoch sehr gute Gründe, aktiv zu werden. Zum Einen erfordern gesetzliche Vorschriften (GDPdU, AO, HGB) die Archvierung der elektronischen Post, wenn sie steuerliche Relevanz haben. Hier gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bei "normalen" Geschäftsdokumenten. Diese müssen auf Anforderung den Finanzbehörden zeitnah und digital zur Verfügung gestellt werden. Ein Beweis der Echtheit der Dokumente muss bisweilen zusätzlich erbracht werden.

Ein weiterer Aspekt der Archivierung von E-Mails betrifft die Datensicherheit.

Mittlerweile wird ein großer Teil der Kommunikation in Unternehmen per E-Mail abgewickelt. Dementsprechent groß ist der Bestand an wertvollem "Firmenwissen" in E-Mailsystemen. Eine benutzerunabhängige Sicherung dieser Daten ist aus diesem Grunde sehr wichtig.

Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, setzt team! datentechnik bei seinen Kunden gerne Appliancelösungen (z. B. von EMA) ein. Diese Produkte erhalten automatisiert von Ihrem Mailserver eine Kopie jeder E-Mail, die Ihr Haus erreicht oder dieses verlässt. Alle E-Mails werden digital zertifiziert (elektronisches Wasserzeichen), verschlüsselt und sicher archiviert. So sind Ihre E-Maildaten vor unsachgemäßer Behandlung und böswilligen Aktionen geschützt und trotzdem jederzeit verfügbar.

 

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